Importancia de la gestión documental

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa. Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados. Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.

Sistema de gestión documental

Principalmente puedes personalizar los documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Además, te proporciona un portal web (intranet) con acceso desde el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y cualquier otro tipo de información.  Por lo tanto, el sistema se acerca al entorno de la oficina sin papel por lo que es más fácil y económico obtener sus documentos y archivos del negocio y otra información archivada. Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobación con la documentación (facturas, contratos, …), el sistema permite definir los flujos de aprobación que tiene que tener cada tipo de documento, y de esta forma el propio sistema de gestión documental realiza gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda esta documentación. Es por ello que, la gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados debido a la enorme cantidad de papel generado. Con este sistema, los abogados son capaces y obtienen una ventaja competitiva al gestionar mejor sus casos. La automatización de documentos para bufetes de abogados beneficia la administración eficiente de toda la documentación en papel. Sin embargo, el sistema no sólo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino también los integra de una manera única. De esta manera, se convierte en muy fácil la tarea de obtener los documentos con solo unos clics.

Beneficios de la gestión documental

A continuación, mencionamos un resumen de las ventajas que ofrece tener un gestor documental:

• Se evita la pérdida de documentos

  ya que están todos seguros en un servidor documental central.

• Seguridad:

  Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.

• Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos

  que se realizan a los documentos.

• Colaboración entre usuarios

  para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.

• Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos.

• Indexación de los metadatos

  para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.

• Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa:

  ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…

• Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de las copias físicas.

• Workflow:

  Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.

• Ahorro de costes en la empresa:

  se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa.